Административный регламент предоставления администрацией Мильковского муниципального района муниципальной услуги по рассмотрению индивидуальных и коллективных обращений, заявлений, жалоб и предложений граждан

1. Общие положения
Настоящий административный регламент предоставления администрацией Мильковского муниципального района муниципальной услуги по рассмотрению индивидуальных и коллективных обращений, заявлений, жалоб и предложений граждан (далее - Административный регламент), разработан в целях совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов и определяет сроки и последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении обращений граждан, а также правила ведения делопроизводства по обращениям граждан.
Настоящий Административный регламент распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением индивидуальных и коллективных обращений, заявлений, жалоб и предложений граждан Российской Федерации, а также иностранных лиц и лиц без гражданства (далее - обращения), за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
Предоставление муниципальной услуги по рассмотрению обращений осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ), Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Камчатского края, утвержденной Распоряжением Правительства Камчатского края от 15.02.2008 № 21-РП (далее - Типовая инструкция), регламентом администрации Мильковского муниципального района.
Для целей настоящего Административного регламента используются основные термины, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается непосредственно в администрации Мильковского муниципального района (далее сокращенно - ММР) и в ее структурных подразделениях на информационных стендах, расположенных при входе в соответствующие подразделения администрации Мильковского муниципального района, а также доводится до сведения заинтересованных лиц с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети «Интернет»), публикации в средствах массовой информации.
Сведения о местонахождении администрации ММР и ее структурных подразделений, их полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок, указанные в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту, а также требования к письменным обращениям размещаются на официальном сайте администрации ММР в сети «Интернет» и на информационном стенде.
Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется работниками администрации ММР и ее структурных подразделений в ходе личного приема, с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно с 9.00 до 17.00 часов, в предвыходные и предпраздничные дни - с 9.00 до 13.00 часов.
При ответах на устные обращения (по телефону или лично) работники подробно и в вежливой форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок. При невозможности ответить на поставленный вопрос, заявителю рекомендуется обратиться к другому должностному лицу или ему сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предлагается обратиться письменно или назначить другое удобное для гражданина время консультации.
На информационном стенде располагается следующая информация: местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов, адрес Интернет-сайта и электронной почты администрации ММР и ее структурных подразделений, процедура предоставления муниципальной услуги (в текстовом виде и в виде блок-схемы согласно приложению № 2 к настоящему Административному регламенту).
Со дня приема документов на предоставление муниципальной услуги в течение рабочего времени гражданин, подавший заявление, имеет право на получение сведений о предоставлении муниципальной услуги посредством телефонной связи, средств сети «Интернет», электронной почты или посредством личного обращения в администрацию ММР либо в подведомственные ей структурные подразделения.
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
Результатом рассмотрения обращения могут являться:
- предоставление муниципальной услуги;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги.
Обращение гражданина не рассматривается по существу, если:
а) в письменном обращении содержится вопрос, по которому гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми им обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно и тоже структурное подразделение администрации ММР или одному и тому же лицу;
б) по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
в) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
г) в обращении не указаны личные данные (фамилия, имя, отчество обратившегося) и почтовый адрес для направления ответа;
д) от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
е) обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление; ж) текст письменного обращения не поддается прочтению или не имеет смыслового содержания;
з) ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Об отказе в предоставлении муниципальной услуги обратившемуся гражданину сообщается письменно с указанием причины отказа.

3. Административные действия (процедуры)
Последовательность административных действий (процедур):
1) прием и первичная обработка письменных обращений, поступивших в администрацию ММР и ее структурные подразделения;
2) регистрация поступивших обращений;
3) направление поступивших обращений на рассмотрение главе ММР либо должностному лицу администрации ММР, либо ее структурного подразделения;
4) постановка обращений на контроль, направление обращений с резолюцией главы ММР или должностного лица администрации ММР исполнителям;
5) извещение граждан о направлении их обращений для принятия конкретных мер в органы местного самоуправления Мильковского и Атласовского сельских поселений, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, предприятия, учреждения, организации, находящиеся на территории Мильковского района, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
6) осуществление контроля над ходом рассмотрения обращений;
7) рассмотрение обращений исполнителями;
8) продление срока рассмотрения обращений;
9) оформление ответов на обращения;
10) снятие обращений с контроля;
11) оформление обращений и ответов по ним для направления в архив;
12) личный прием граждан.

3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений, поступивших в администрацию ММР Администрацией ММР принимаются обращения, поступившие:
- по почте;
- по факсу и электронной почте;
- на официальный сайт администрации ММР в сети «Интернет» по адресу: adm-milk@mail.kamchatka.ru;
- переданные лично обратившимися гражданами в администрацию ММР либо ее структурные подразделения;
- поступившие на личном приеме граждан у главы Мильковского муниципального района и его заместителей;
- в специализированный почтовый ящик для обращений граждан, расположенный при входе в здание администрации Мильковского муниципального района; - по телефону.
При получении письменного обращения, переданного лично заявителем, проверяется правильность адресования корреспонденции, наличие почтового адреса, фамилии, имени, отчества, подписи заявителя и даты.
Паспорта, военные билеты, трудовые книжки, ценные бумаги и другие подобные приложения возвращаются заявителю.
Заявителю выдается извещение по форме согласно приложению № 3 к настоящему Административному регламенту.
Срок выполнения административных действий – до 10 минут на одно обращение.
При поступлении письменного обращения по факсу, электронной почте и на официальный сайт исполнительных органов администрации Мильковского муниципального района в сети «Интернет» проверяется правильность адресованной корреспонденции, наличие почтового адреса, фамилии, имени, отчества, электронной подписи заявителя и даты.
Заявителю направляется извещение по форме согласно приложению № 3 к настоящему Административному регламенту.
Срок выполнения административных действий – до 7 минут на одно обращение.
При поступлении письменного обращения по почте, через специализированный почтовый ящик для обращений граждан, во время выездного приёма, «Прямой линии», на встречах с населением, общественностью, трудовыми коллективами проверяется:
а) правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки. Ошибочно поступившие обращения (не по адресу) возвращаются на почтовое отделение невскрытыми;
б) при вскрытии конвертов проверяется наличие в них документов. Конверты от поступивших обращений сохраняются для определения адреса отправителя;
в) поступившие копии документов (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие подобные вложения) подкладываются после текста обращения. В случае отсутствия самого текста обращения, составляется справка с текстом: «Обращение заявителя отсутствует». Справка заверяется личной подписью работника с проставлением даты;
г) по факту поступления обращений с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и др.), подарками, заказных писем с уведомлением, в которых при вскрытии обнаружилась недостача упомянутых автором или описью документов, составляется акт и подобные приложения возвращаются заявителю;
д) обращения, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, с вложениями, нехарактерными для письменных обращений (порошок и т.п.), сдаются в соответствующие органы;
е) заявителю направляется извещение по форме согласно приложению № 3 к настоящему Административному регламенту.
Срок выполнения административных действий – до 7 минут на одно обращение.
При приёме обращения по телефону у гражданина запрашиваются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии);
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы, уведомления о переадресации обращения;
- краткое содержание заявления, жалобы, обращения;
Срок выполнения административных действий – до 5 минут на одно обращение.

3.2. Регистрация поступивших обращений
Письменные обращения граждан регистрируются в журнале регистрации заявлений и жалоб граждан. Форма журнала установлена приложением № 8 к настоящему регламенту. После регистрации в журнале на обращениях в правом нижнем углу первого листа обращения проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. Регистрационный номер обращения состоит из индекса и порядкового номера обращения.
Регистрация обращений производится в следующем порядке:
а) письменное обращение: первая буква фамилии - порядковый номер;
б) коллективное обращение: Кол - порядковый номер;
в) письменные обращения, поступившие на личном приеме: ПР - первая буква фамилии - порядковый номер;
г) обращения, поступившие на встречах с населением, общественностью, трудовыми коллективами: ВС - порядковый номер;
д)если обращение переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий и входящий номера и дата.
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение. Поступившие обращения проверяются на повторность. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не доволен полученным ответом. При работе с повторными обращениями работник подбирает имеющиеся в документы, в т.ч. в архиве, по обращениям данного заявителя. Повторным обращениям при их поступлении в администрацию ММР присваивается номер первого обращения.
Неоднократные обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, поступившие в течение календарного месяца, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера через дробь.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого обратившиеся просят направить ответ. Указывается общее количество авторов. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.
Если к ранее поступившему по факсу, электронной почте или на официальный сайт администрации ММР в сети «Интернет» письменному обращению, впоследствии поступил по почте оригинал, то он регистрируется под тем же регистрационным номером с внесением соответствующей отметки в регистрационные документы. При этом сроки его рассмотрения отсчитываются от даты регистрации факсограммы, электронной почты, обращения, поступившего на официальный сайт администрации ММР в сети «Интернет».
Регистрация письменных обращений производится по форме бланка «Регистрационно-контрольная карточка письменного обращения» согласно приложению № 4. На поступившее обращение составляется аннотация, проставляется шифр и подшифр тематического классификатора согласно приложению № 5. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение. Если в обращении ставится ряд вопросов, то по каждому из них проставляется соответствующий шифр и подшифр.
В случае если письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации ММР, обращение в течение 3 рабочих дней со дня его регистрации направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
От письменного обращения, поступившего по почте, отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинники документов (при необходимости снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся за счет заявителя. В случае, если заявителем направлен конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и написанным обратным адресом, то этот конверт может быть использован для отправления ответа заявителю. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
В случае если на обращении, поступившем от государственных либо федеральных органов, проставлен штамп «Подлежит возврату», обращение со всеми прилагаемыми документами при ответе подлежит возврату.
Обращения, направляемые в администрацию ММР органами государственной власти Российской Федерации, членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами Законодательного Собрания Камчатского края, регистрируются как письменные обращения и в этот же день передаются на рассмотрение главе ММР.
Обращения, поступившие из средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций, регистрируются и рассматриваются в установленном настоящим Административным регламентом порядке и в сроки, аналогично обычным обращениям.
Регистрация и рассмотрение обращений, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и чрезвычайных ситуаций, производятся безотлагательно.
В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.
Письменное обращение с просьбой о личном приеме должностным лицом рассматривается как обычное обращение. Автору направляется разъяснение о порядке записи на прием и график приема должностного лица, при этом обращение считается рассмотренным.
Обращения, поступившие до 16.00 - регистрируются в день поступления, поступившие после 16.00 - регистрируются датой следующего дня. Срок выполнения административных действий - до 20 минут на одно обращение.

3.3. Направление поступивших обращений на рассмотрение.
Зарегистрированное обращение предоставляется главе ММР, заместителю главы администрации ММР, либо руководителю структурного подразделения администрации ММР для наложения резолюции.
Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя из содержания обращения с учетом следующих особенностей:
а) в случае, если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с законодательством Российской Федерации относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с установлением контрольного срока) в Мильковское и/или Атласовское сельское поселение, в зависимости от того, в чьем ведении находится решение вопроса;
б) в случае, если вопрос, поставленный заявителем, находится в ведении исполнительных органов государственной власти Камчатского края, обращение направляется на рассмотрение в соответствующий орган государственной власти;
в) в случае, если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с законодательством Российской Федерации находится в ведении территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, обращение направляется на рассмотрение в соответствующий орган;
г) в случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в соответствии с резолюцией главы района в течение 3 рабочих дней со дня их регистрации направляются в соответствующие органы государственной власти, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Резолюция должна содержать: фамилии и инициалы должностных лиц, которым направляется резолюция, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок его исполнения, подпись с расшифровкой подписи, дату. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения резолюции.
В случае, если по рассмотрению обращения определены несколько исполнителей, ответственным исполнителем резолюции является лицо, указанное первым. Ответственный исполнитель резолюции организует работу по исполнению резолюции, определяет порядок исполнения и готовит ответ на обращение. Срок рассмотрения обращений главой ММР - до 3 рабочих дней, заместителем главы, руководителем структурного подразделения администрации ММР - до 2 рабочих дней.

3.4. Постановка обращений на контроль, направление обращений с резолюцией исполнителям.
Работа по постановке обращений на контроль и направление обращений с резолюцией исполнителям производится ведущим специалистом по связям с общественными организациями и СМИ администрации ММР (далее -специалист по связям с общественностью).
Рассмотренное главой района или должностным лицом администрации ММР обращение с резолюцией направляется исполнителю.
Резолюция заносится в регистрационно-контрольную карточку письменного обращения и электронную программу, исполнение резолюции ставится на контроль. К обращениям с резолюцией, направляемым на рассмотрение в исполнительные органы государственной власти Камчатского края, готовится сопроводительное письмо по форме согласно приложению № 6. Письмо подписывается главой ММР либо заместителем главы ММР.
Если обращение направляется на рассмотрение в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, специалист по связям с общественностью оформляет сопроводительное письмо, которое подписывает глава ММР.
Если к отправляемому обращению приложены документы, об этом указывается в сопроводительном документе, заносится соответствующая запись в регистрационно-контрольную карточку письменного обращения и электронную программу.
Остальные обращения с резолюцией передаются исполнителям специалистом по связям с общественностью.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации ММР направляется в 7-дневный срок со дня его регистрации в соответствующий орган государственной власти или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Срок выполнения административных действий - до 10 минут на 1 обращение.

3.5. Извещение граждан о направлении их обращений для принятия конкретных мер в исполнительные органы Камчатского края, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, предприятия, учреждения, организации, находящиеся на территории Камчатского края, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов
Со дня регистрации обращения, в течение рабочего времени, заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Справочную работу по предоставлению муниципальной услуги по рассмотрению обращений ведут работники администрации ММР, ее структурных подразделений. Справки предоставляются по следующим вопросам:
а) о получении обращения и направлении его на рассмотрение в органы государственной власти Камчатского края, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, находящиеся на территории Камчатского края;
б) об отказе в рассмотрении обращения;
в) о продлении срока рассмотрения обращения;
г) о результатах рассмотрения обращения.
Информация по предоставлению муниципальной услуги по рассмотрению обращения может быть устной (по телефону, на приеме) и оформлена письмом. Письменное уведомление регистрируется и подписывается специалистом по связям с общественностью. Копия письменного уведомления подшивается к документам по обращению.
Срок выполнения административных действий - до 4 минут на 1 обращение.

Телефонные обращения заявителей по вопросу получения информации по предоставлению муниципальной услуги по рассмотрению обращений принимаются работниками администрации ММР в течение рабочего времени.
При получении запроса по телефону, специалист по связям с общественностью, иной работник администрации ММР, либо структурного подразделения администрации района:
а) называет наименование органа и структурного подразделения, в который обратился гражданин;
б) при необходимости или по просьбе позвонившего представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность;
в) предлагает абоненту представиться;
г) выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
д) вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
е) при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
ж) к назначенному сроку работник подготавливает ответ.
Во время разговора работник должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими, не прерывать разговор до окончания информирования гражданина по существу его вопроса.
Сведения об извещении гражданина устно или по телефону учитываются данным информацию работником и докладываются еженедельно ведущему специалисту по связям с общественностью (с указанием даты, должности, фамилии работника).
Срок выполнения административных действий - до 10 минут на 1 обратившегося гражданина.
3.6. Осуществление контроля над ходом рассмотрения обращений Контрольные сроки рассмотрения обращений составляют, в соответствии с законодательством, не более 30 дней со дня их регистрации, если более короткий срок не установлен резолюцией.
В тексте резолюции могут содержаться указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения резолюции, считая со дня ее написания.
Текущий контроль осуществляется путем проведения ведущим специалистом по связям с общественностью проверок соблюдения и исполнения резолюций на основании отчетов лиц, указанных в резолюциях исполнителями поступивших обращений.
Ведущий специалист по связям с общественностью в целях контроля над сроками исполнения резолюций по обращениям еженедельно формирует в письменном виде справку заместителю главы администрации ММР по общим вопросам о неисполненных поручениях.
Заместитель главы администрации ММР по общим вопросам ежемесячно информирует главу ММР о неисполненных поручениях.
Срок выполнения административных действий (подготовка еженедельной информации по исполнителям) - до 1 часа.

3.7. Рассмотрение обращений исполнителями Поступившие обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если резолюцией не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращений.
Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются им в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается организационным отделом администрации ММР.
Соисполнители не позднее 5-ти рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок со дня регистрации возвращает обращение должностному лицу администрации ММР, написавшему резолюцию, указывая при этом исполнителя, которому, по его мнению, необходимо направить обращение. В случае если информацию об исполнении обращения необходимо направить в вышестоящий федеральный орган, орган государственной власти, проект письма, завизированный ответственным исполнителем, предоставляется в установленные сроки главе ММР для подписания и отправки в соответствующий орган государственной власти.
Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:
а) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя, заинтересованных юридических и физических лиц;
б) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
в) в случае необходимости может обеспечить рассмотрение обращения с выездом на место. Результат выезда на место должен быть зафиксирован в соответствующем документе (акте, протоколе и т.п.) и подписан всеми заинтересованными лицами. Обращения, рассмотренные с выездом на место или коллегиально, подлежат учету по установленной форме.
Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением тех, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, или для которых установлен особый порядок предоставления.
Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в абзаце 9 п.2 настоящего Административного регламента.
Ход рассмотрения обращений (резолюции, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) точно и своевременно отражается в регистрационно-контрольной карточке письменного обращения.
Срок выполнения административных действий (занесение информации)- до 5 минут на 1 обращение.

3.8. Продление срока рассмотрения обращений При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен должностным лицом, наложившим на обращение резолюцию, но не более чем на 30 календарных дней, при условии одновременного информирования заявителя и указания причин продления указанного срока. Продление срока рассмотрения обращения производится по служебной записке ответственного исполнителя на имя должностного лица, направившего обращение на рассмотрение.

3.9. Оформление ответов на обращения Ответственность за полноту, правильность и своевременность рассмотрения обращений несет исполнитель, которому эти обращения были направлены на рассмотрение. В случае ненадлежащего исполнения резолюции по обращению или отсутствия ответов на все поставленные в обращении вопросы, подготовленный проект ответа возвращается на доработку.
К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к обращению. Если в обращении не содержится просьбы заявителя об их возврате, приложения остаются в деле.
Ответы заявителям и сопроводительные документы в федеральные органы государственной власти печатаются на бланках администрации ММР либо структурных подразделений администрации ММР.
Информация по итогам рассмотрения обращения, поступившего в администрацию ММР по электронным каналам связи или на официальный сайт администрации ММР, направляется заявителю по e-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется). При наличии в тексте обращения почтового адреса, письмо-ответ направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения электронной цифровой подписи. В условиях применения электронной цифровой подписи, направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам, удостоверяются в установленном порядке.
На ответе на обращение проставляется дата отправки и регистрационный номер обращения.
Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и направлены мотивированные письменные ответы заявителям.

3.10. Снятие обращений с контроля Снятие обращений с контроля производится ведущим специалистом по связям с общественностью при предоставлении ответа исполнителя. При этом отметка о списании «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица, направившего обращение на рассмотрение, и дату списания документа.

3.11. Оформление обращений и ответов по ним для направления в архив Обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения, формируются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ведущим специалистом по связям с общественностью.
Дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, формируются в течение календарного года.
Срок хранения обращений и материалов, связанных с их рассмотрением, составляет пять лет.
По истечении установленных сроков хранения обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном архивным делопроизводством.

3.12. Личный прием граждан Консультация граждан работниками администрации ММР осуществляется по отдельному графику приёма в каждом структурном подразделении администрации Мильковского муниципального района, утверждаемому главой района.
Консультация граждан производится лично и по телефону.
Предварительная запись на личный прием к работникам администрации ММР не производится. Муниципальная услуга считается предоставленной, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, а также, если гражданин удовлетворен полученной информацией по интересующим его вопросам. В остальных случаях гражданину предлагается написать письменное обращение, которое рассматривается в соответствии с настоящим Административным регламентом.
Срок выполнения административных действий - до 10 минут на 1 обращение.
Личный прием граждан главой ММР, заместителями главы администрации ММР и руководителями структурных подразделений администрации ММР осуществляется в соответствии с утвержденным графиком приема граждан.
Запись граждан на прием к главе ММР осуществляется ведущим специалистом по связям с общественными организациями и СМИ администрации Мильковского муниципального района кабинет № 21, а так же по телефону 2-13-45. Запись на личный прием заканчивается в 16.00 в день проведения приема.
При записи гражданина на личный прием ведущим специалистом по связям с общественными организациями и СМИ администрации Мильковского муниципального района производится регистрация в журнале приема граждан. Форма журнала установлена приложением № 9 к настоящему Административному регламенту. После чего составляется учетная карточка приема граждан по форме согласно приложению № 7 к настоящему Административному регламенту, формируется дело, в которое включаются правовые акты и иные документы по существу обращения.
В день до начала приема ведущий специалист по связям с общественностью предоставляет список лиц, записавшихся на личный прием, с указанием краткого содержания вопросов обращения, сведений о предыдущих обращениях.
Прием граждан проводится в порядке очередности. Для ее соблюдения и контроля ведется список.
Преимущество первоочередного приема предоставляется следующим категориям граждан: ветеранам Великой Отечественной войны, гражданам, проживающим за пределами с. Мильково, беременным женщинам и кормящим матерям, инвалидам, лицам преклонного возраста.
Во время личного приема главой района, заместителем главы администрации ММР либо руководителем структурного подразделения администрации ММР, каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно, либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему дается уведомление по форме согласно приложению № 3 к настоящему Административному регламенту. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в учетной карточке приема граждан по форме согласно приложению № 7 к настоящему Административному регламенту.
По окончании личного приема доводится до сведения заявителя решение или информация о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняется, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В тех случаях, когда гражданин настаивает на письменном ответе, его письменное обращение с резолюцией направляется исполнителю для подготовки ответа по существу поставленных в обращении вопросов, в соответствии с настоящим Административным регламентом.
После завершения личного приема должностным лицом, согласно его поручениям, зафиксированным в учетной карточке приема граждан, ведущий специалист по связям с общественностью оформляет рассылку документов, зафиксировав резолюции.
Дальнейшая работа по обращениям, поступившим на личном приеме, осуществляется в соответствии с настоящим Административным регламентом. Материалы с личного приема хранятся в организационном отделе администрации ММР в течение 5 лет, затем уничтожаются в установленном порядке.
Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, или принятие главой ММР, заместителем главы администрации ММР либо руководителем структурного подразделения администрации ММР решения по разрешению поставленного вопроса, или направление резолюции для рассмотрения обращения в уполномоченный орган или уполномоченному должностному лицу.